Handbok för NAD

Ny i NAD?
Att tänka på när man skapar register för NAD

Detta är en kort sammanfattning om de data som rekommenderas i NAD och hur de bör utformas. Den vänder sig till dem som tidigare inte har levererat data till nya NAD och som inte använder ett NAD-anpasssat informationssystem. Den skall användas innan man levererar data till NAD, dvs på "hemmaplan". Den är tänkt att kunna användas oberoende av vilka hjälpmedel man har för att registera sin arkivinformation. För fördjupning, se vidare NAD-handboken.

Obligatoriska element i NAD

Följande uppgifter är obligatoriska i NAD. Det betyder att de måste vara avgränsade (t.ex. i ett eget fält) i varje post för att posten skall kunna läsas in i NAD. Håll dessa fält rena från anmärkningar och annan information.

Rekommenderade element i NAD

Följande uppgifter är rekommenderade i NAD. Det betyder att de inte är tvingande vid inläsning i NAD, men att de har stor betydelse för särskiljning av uppgifter och för återsökning. Uppgifterna skall vara konsekvent avgränsade från varandra, exempelvis lagda i varsitt fält. Vid registervård bör man prioritera dessa uppgifter.

Vad göra om man saknar ett obligatoriskt element i sitt register?

Om man idag för ett register som t ex saknar uppgifter om arkivbildare, kan uppgifterna inte läsas in direkt i NAD. I så fall får man kontakta Riksarkivets NAD-handläggare (e-post: nad @riksarkivet.ra.se) för att diskutera en lösning.

Vad gör man om man saknar ett rekommenderat element i sitt register?

Om man saknar uppgifter som är rekommenderade enligt ovan kan man ändå leverera sitt register till NAD. Där är rekommendabelt att man försöker kompletttera med dessa uppgifter, som kan vara av stor betydelse för användarna vid återsökning.

Vilka andra uppgifter kan NAD ta emot?

I NAD finns utrymme för att ta emot främst de data som redovisas detaljerat i NAD-handboken. Vissa data, som t ex egna kategoritermer, kan också läsas in men inte med samma funktionalitet som i det lokala registret. Andra data kanske inte har något eget fält i NAD. De kan då läsas in som anmärkning. Ytterligare andra data läses inte in i NAD bland annat på grund av lagstiftningen (som Personuppgiftslagen). Om tveksamhet föreligger, kontakta NAD-handläggaren (e-post: nad @riksarkivet.ra.se).

Se vidare NAD dataelementkatalog och NAD-handboken för fördjupning.