Senaste uppdatering: 2005-12-27

Vad är ett auktoritetsregister?

I register över exempelvis personer, institutioner, orter eller ämnen kan informationen lätt bli svårhanterlig, till exempel när olika saker uppträder under samma namn. Var och en av dessa personer, institutioner, orter eller ämnen kan i sin tur uppträda under flera olika namn. För att informationen i dessa register skall bli hanterlig räcker det alltså inte med att ange ett namn som identifikator. I ett auktoritetsregister väljer man därför en av namnformerna för personen, institutionen, orten eller ämnet som auktoriserat namn, genom vilken man säkrare kan identifiera personen, institutionen, orten eller ämnet. Efter hand kan man vidareutveckla denna identifikation med ytterligare medel.

I ett auktoritetsregister bör man kunna

så att informationen blir möjlig att kontrollera och effektiv att återsöka. I NAD auktoritetsregister över personer och institutioner kan en post se ut på följande vis:

Identifikator Avgränsar varje person eller institution i registret
Auktoriserad namnform Föredragen namnform som personen eller institutionen presenteras under
Alternativa namnformer Övriga namnformer som personen eller institutionen uppträder/har uppträtt under
Övrig information För att vidare ge sammanhang, fördjupa eller särskilja personer och institutioner.

Identiteten

Den första uppgiften då man upprättar en post i ett auktoritetsregister är att identifiera personen eller institutionen. Identifikationen av en person och avgränsningen av en institution skiljer sig åt beroende på typ av institution eller person och beskrivs därför närmare i de särskilda regelsamlingarna för olika typer av institutioner och personer. När identifikationen har gjorts anger man denna i form av en identifikator av samma slag som t.ex. personnummer eller organisationsnummer. Alltså bör man använda en sifferserie, t.ex. ett löpnummer, som skall vara:

Identifikatorn måste vara unik, så att den ej kan förväxlas med någon annan person eller institution. Det bör också vara permanent så att identifikatorn alltid motsvarar personens eller institutionens identitet och inte vållar osäkerhet om detta. Därför bör man heller inte återanvända en identifikator för person- eller institutionsposter som tas bort ur registret. För att säkerställa att identifikatorn förblir oförändrad, bör den vara informationsneutral, vilket betyder att sifferserien inte ger någon annan information än att detta är en unik personidentitet eller institutionsidentitet.

Personens eller institutionens identifikator har alltså till uppgift att vara en permanent säker information, eftersom alla andra uppgifter (sakuppgifter) i princip kan förändras.

Identifikatorn skall först och främst vara unik inom det register eller informationssystem den används i. Då räcker det oftast med ett enkelt löpnummer. Om man vill säkerställa identiteten utanför registret, t.ex. genom att föra över poster till ett annat system, kan man lägga till en identifikator för det egna registret eller institutionen. I NAD och ARKIS II används på så vis en kombination av landskod-institutionskod-lokalt postnummer.

Namnformen

När personen eller institutionen har identifierats, skall informationen struktureras. Det första momentet är då att välja en auktoriserad eller föredragen namnform för personen eller institutionen, alltså en av de många olika namnformer som personen eler institutionen kan uppträda under. Den auktoriserade namnformen är den namnform som personen eller institutionen sedan kommer att presenteras under i första hand: i skärmbilder, listor eller andra slags utdrag. Därför är tumregeln att den auktoriserade namnformen skall vara den mest kända, spridda eller vedertagna namnformen för personen eller institutionen.

Om det inte finns någon sådan allmänt känd namnform för personen eller institutionen, bör man auktorisera den senaste kända namnformen som personen eller institutionen själv har använt. I vissa fall är det lämpligt att använda namnformer som förekommer i källmaterial: t.ex. i särskild referenslitteratur eller legala urkunder. Ibland kan det vara praktiskt att standardisera namnformernas skrivsätt. Detta underlättar återsökningen av informationen. I de särskilda regelsamlingarna beskrivs detta för varje typ av person och institution.

Genom att man har en unik identifikator för personen eller institutionen kan man också sammanställa all information där personen eller institutionen uppträder under olika namn. Dessa olika namn anges som alternativnamn vilka bär personens identitet och därmed utgör alternativa sökingångar till personen eller institutionen.

Till skillnad från identifikatorn kan alltså den auktoriserade namnformen förändras över tiden eftersom personer och institutioner kan byta namn. Den tidigare auktoriserade namnformen blir då ett alternativnamn. Inom ett informationssystem bör en person eller institution bara ha en auktoriserad namnform åt gången.

Genom den unika identifikatorn och den auktoriserade namnformen får man alltså både en säker (identifikatorn) och tydlig (den auktoriserade namnformen) sökingång till personen eller institutionen. Detta kan också användas för att underlätta samsökning i flera register. Om dessa register använder en gemensam, auktoriserad namnform underlättar man en sådan samsökning.

Tilläggsinformation

Men identifikatorn och namnet ger bara en säker identifikation av en obestämd person. Om registret innehåller två "Bränslekommissioner" med samma namn och olika identitetsnummer vet man av denna information bara att det fanns två bränslekommissioner. Men man vet inte vilken bränslekommission som är den ena och vilken som är den andra. Identitetskoden talar om att två personer med samma namn är olika, men avslöjar inte vem som är vem. Det är först genom en fördjupad information om personen som en unik identifikation av en bestämd person kan göras. Sådan tilläggsinformation kan anges direkt i auktoritetsposten som t.ex. anmärkningar, historik, biografi etc. Den kan också anges genom hänvisningar till poster i andra register.

Tilläggsinformationen kan förstås göras hur lång som helst. Av praktiska skäl bör den begränsas efter hur man tror att auktoritetsposten kommer att användas: för att ange upphovet till ett arkiv, ett bokbestånd, en föremålssamling krävs förstås olika slags fördjupning. Exempelvis är författarpseudonymer av särskilt intresse i bibliografiska sammanhang, men kanske av mindre intresse i andra. I arkivsammanhang är en myndighets territoriella jurisdiktion av särskilt intresse.

Det finns dock några avgränsningar av auktoritetspostens information som kan vara lämpliga oavsett hur auktoritetsposten kommer att användas. Den tilläggsinformation som anges direkt i auktoritetsposten bör vara generell för personen i förhållande till den information den refererar till. Det betyder att auktoritetsposten för en person eller institution bara skall innehålla sådan information, som likaväl kan passas ihop med en bibliografisk post, en arkivpost eller en föremålspost. Auktoritetsposten för en person skall alltså inte innehålla information som förutbestämmer personen i sin roll som arkivbildare, författare, konstnär eller samlare. Denna information, dvs. "personen bildade arkivet/skrev boken/ritade huset/målade tavlan..." skall i stället framgå genom själva hänvisningen till den bibliografiska posten, arkivposten eller föremålsposten.

Auktoritetsposten för personen eller institutionen bör heller inte omfatta mer generella data än för den specifika personen eller institutionen. Exempelvis kan man ange vilken verksamhetsort en person har, men man bör inte ge någon allmän beskrivning av själva orten. I stället för att i personposten beskriva den organisation eller släkt en person har ingått i, kan man hänvisa till en särskild post för organisationen respektive släkten. I "släktposten" eller "organisationsposten" beskrivs då heller inte de enskilda medlemmarna.

Genom att avgränsa auktoritetspostens information till den information som är specifik för varje enskild person eller institution, och den information som berör personen i allmänhet, inte i egenskap av samlare, författare eller någon annan specifik roll, gör man informationen i auktoritetsposten mer användbar i olika sammanhang.

I vilka sammanhang kan detta användas?

Upprättandet av auktoritetsregister vid arkiv, bibliotek och museer har uppkommit ur ett behov av att systematisera annan information, t.ex. om arkivbestånd, bibliografiska bestånd och föremålssamlingar. Det är dessa föremåls och dokuments upphov eller ursprung man vill systematisera och standardisera för att förbättra återsökningsmöjligheterna i stora datamängder. Samma metoder kan användas i register över andra företeelser med varierande namn eller likalydande namn, med andra ord register där namnet inte räcker för att identifiera registrets objekt. Exempel på sådana register är register över dokument, föremål, byggnader, orter och territorier. Även i allmänna ordlistor och klassifikationsschemata kan man ha användning av dessa metoder genom att ange föredragna termer, avgränsningar, relationer och identifikatorer.

Utgångspunkten i följande regler är alltså att man upprättar en relationsdatabas med flera självständiga register för informationen om själva dokumentet eller föremålet man vill beskriva, och informationen om dess kontext, t.ex. upphov och utveckling. I ARKIS II finns därför särskilda register för arkivalier, arkivbildare (personer och institutioner), topografiska enheter (orter och territorier), ämnesord m.m.

Förutom upphovsmän (personer eller organisationer) och lokaler (orter och territorier) finns ett antal företeelser av betydelse för upphovet, vilka kan vara svåra att inordna i dessa sammanhang. Exempel på detta är:

Hur skall man exempelvis beskriva upphovet till ett fartygs loggböcker? Loggbokens upphov är knuten till ett särskilt fartyg, inte till en särskild besättning eller en särskild redare. Fartyget ingår alltså i loggbokens upphovskontext. Men fartyget utgör därmed inte en upphovsman till loggboken, eftersom själva fartyget inte kan skapa ett dokument. Fartyget är närmast loggbokens uppkomstlokal eller ort. Men fartyget i sin tur skiljer sig från sådana lokaler som har en bestämd geografisk position. Man kan därför anse att fartygets egenskaper som farkost är så speciella, att informationen bör hållas isär från de andra delarna av upphovskontexten. Då underlättar man en valfri hänvisningsstruktur mellan registren.

Ett annat betraktelsesätt är att betrakta farkosten i egenskap av institution såsom en utav farkostens uppenbarelseformer, vid sidan om farkosten som föremål, egendom, produkt, etc. Genom att ta upp farkoster i auktoritetsregister över institutioner definierar man således betydelsen till farkoster i egenskap av institutioner. Fartyget kan då sägas vara summan av sina besättningar eller upprättare av loggboken. På samma vis kan en myndighet uppträda såsom en institution (summan av dess personal), en topografi (platsen för dess myndighetsutövan), en byggnad (anläggningen vari myndigheten verkar) eller en

Om man har anledning att registrera en större mängd fartyg kan man alltså överväga att göra ett särskilt auktoritetsregister över fartyg och andra farkoster. Alternativet är att ange informationen som anmärkningar i någotdera registren, vilket minskar möjligheten till en generell användning av informationen i hänvisningar till andra register. I varje enskilt sammanhang avgörs frågan med i vilken grad de olika tillvägagångssätten försvårar respektive underlättar för registering respektive återsökning.

Auktoritetsregister används bl.a. av Kungliga biblioteket m.fl. anslutna bibliotek i Libris, av Riksarkivet m.fl. anslutna arkiv i ARKIS och planeras även i museivärlden. (För mer bakgrundsinformation, se Namn på nätet).

I arkivregister kan man på så vis knyta samman olika bestånd inte bara till en och samma arkivbildare, utan även till en viss typ av arkivbildare genom fördjupad information. I bibliotekssammanhang kan t.ex. en författares samlade verk knytas samman oberoende av i vilka former verket har givits ut, i vilka namn verken utgivits eller under vilka former författaren varit delaktig. I museer, folkminnes- och ortnamnsarkiv kan på samma vis föremål, dokument och termer knytas till sitt upphov eller ursprung genom auktoritetsregister över orter, personer, osv.

Sammanfattning

Informationen i auktoritetsregistret skall kunna

Därför måste auktoritetsregistret