Senaste uppdatering: 2005-12-27

Handbok för NAD

8 Släkter

8.1 Identifikation av släkter

8.2 Auktoritetspostens identitetskod och typ

8.3 Auktoriserad namnform

8.4 Särskiljande tillägg

8.5 Alternativa namn

8.6 Tidsomfång

8.7 Verksamhetsbeskrivning

8.8 Topografiska uppgifter

8.9 Hänvisning - relation

8.10 Historik

8.11 Huvudkälla

8.12 Anmärkningar




Till Inledning till NAD-handboken

Till Exempel på auktoritetspost

Till Referenser

8.1 Identifikation av en släkt

Vad innefattas under termen "släkt"? Här nedan definieras de tre kategorier som i detta dokument benämns "släkt".

Vad är en släkt?

De individer som har gemensam härstamning. Bruket av fäderneärvda släktnamn har föranlett att benämningen företrädesvis använts om personer som är befryndade på fädernet.

Vad är en familj?

En familj är grundad på en kombination av äktenskap och blodsförvantskap mellan familjemedlemmar.

Vad är en ätt?

Detsamma som släkt i fråga om forn- och medeltida förhållanden och om furstliga och adliga släkter

När ska en släkt bilda egen auktoritetspost?

Kort sagt - när behov föreligger. När kan då behov tänkas föreligga? Oftast när en släkt efterlämnat ett släkt- eller gårdsarkiv. Ett annat tänkbart behov kan uppstå när en släktutredning föreligger.

Identifikationskrav:

Släktens existens ska kunna beläggas genom personhistorisk litteratur, såsom biografiskt uppslagsverk, encyklopedi, biografi etc. Även otryckta källor kan användas för identifikation av släkt. Vid användning av källor på internet är det viktigt att kartlägga vem som är ansvarig för informationen, och att den har en URL, som kan förväntas vara beständig. Om källan bygger på tryckt litteratur, hänvisa även till denna.

Då en släkt inte klart kan identifieras via lämplig källa finns möjlighet att vid behov skapa en preliminär auktoritetspost. I systemet måste poster avseende oidentifierade släkter kunna skiljas från identifierade (kap.7.2.2).

8.2 Auktoritetspostens identitetskod och typ

För att kunna identifiera den institution som är ansvarig för auktoritetsposten, samt ha möjlighet att identifiera varje post, skall en unik identitetskod skapas. Typ av auktoritetspost anges för att ytterligare specificera postens innehåll.

8.2.1 Identitetskod

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje släkt i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas om posten raderas. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika släkten skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel:

Auktoritetspostens kod vid informationsutbyte SE RA 1
Kodens betydelse Sverige Riksarkivet Post nummer 1
Kodstruktur Landskod enligt ISO 3166 Institutionskod enligt särskild lista Unik identitet för respektive institutions poster
8.2.2 Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

8.3 Auktoriserad namnform

Hänvisning: ISAAR(CPF) 1.3 Authorithy Entry

Den utvalda och i vissa fall normaliserade namnform som ska utgöra huvuduppslag för posten och användas som referens vid informationsutbyte.

8.3.1 Normalisering av namn:

Normalisering av namn måste i vissa fall göras för att förenkla återsökning. Hänsyn bör dock tas till den stavningsvariant som släkten vanligen uppträder under. I de fall släkten återfinns i rekommenderad referenslitteratur används i regel den där förekommande namnformen. Se även kap. 7.3.1 och 7.3.2.

Äldre svenska personnamn måste ofta behandlas på särskilt sätt.

Mer om normalisering av föråldrad stavning finns att läsa i Kungliga bibliotekets riktlinjer för registrering av personnamn.

8.3.2 Prefix:

I förekommande fall följs det skrivsätt som används i rekommenderad referenslitteratur.

Ex.

von Rosen auktoriseras som: Rosen, von

Före ytterligare exempel på behandling av efternamn som inleds med "von", "af", "De la" eller andra s.k. prefix, se kapitel 7.3.9.

8.3.3 Sammansatta släktnamn:

Avser släktnamn sammanbundna med bindestreck. Om elementen i ett sammansatt släktnamn är sammanbundna med bindestreck, välj det första elementet till ordningselement.

8.4 Särskiljande tillägg

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

Exempel:

Oxenstierna...

8.5 Alternativa namn

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Var generös med att ange alternativa namn för att förbättra möjligheterna till återsökning.

Exempel: Auktoriserad namnform: Löwenhielm Alternativt namn: Löwenhjelm

8.5.1 Typ av alternativnamn:

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

8.5.2 Giltighetstid:

Om det är känt under vilken tid det alternativa namnet användes, noteras detta i fältet för giltighetstid.

8.6 Tidsomfång

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhets-/levnadstid

Avser den tidsrymd, under vilken släkten var eller är existerande.

8.6.1 Osäker tidsangivelse:

Osäker tidpunkt anges på följande vis.

Som ett tidsintervall:

"1800-tal" - säkert 1800-1899

"1810-tal" - säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning.

Som en vag uppgift:

"1819 c:a" - omkring 1819

"Okänt" - Släkten är känd, men tillkomst- eller upphörandedatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar.

8.7 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

  1. Använd en biografi eller annan personhistorisk beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
  2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har släkten bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de uppgifter etc. som släkten sysslat med?
  3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
  4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.

Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.

Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 8.6 Tidsomfång.

8.8 Topografiska upgifter

8.8.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften. Ange verksamhetsort för släkter och familjer. Med verksamhetsort avses här alla de orter där en släkt någorlunda varaktigt har levat eller verkat. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (7.8.1) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

8.8.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

8.8.3 Relation mellan orter och släkter

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation släkten eller familjen har i förhållande till den angivna orten. Följande värde kan användas:

8.9 Hänvisning till andra släkter, personer eller institutioner

Hänvisningar:
NAD 2 dataelementkatalog:Hänvisning - institution eller person
ISAAR(CPF) 5.3.2 (2nd ed. 2004)

Relationer till andra släkter, personer eller institutioner skall redovisas genom hänvisningar mellan auktoritetsposter. Gör hänvisningen så precis som möjligt.

Vad där gäller enskilda personers relationer till släkter kan där i förekommande fall vara enklare att redovisa dessa som relationer mellan de enskilda medlemmarna i familjerna.

8.9.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: relationstyp

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värde för familj:

Se även
En ej vidare specificerad relation

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

8.10 Historik

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Historik/biografi

Kortfattad skildring av släktens historia. Kan skrivas i beskrivande form eller som kronologisk lista. Förklara gärna sammanhang som antytts i övriga fält.

8.11 Huvudkälla

Avser den källa eller det dokument som i huvudsak ligger till grund för uppgifterna i auktoritetsposten.

Exempel:

Svenskt biografiskt lexikon

Nationalencyklopedien

Arkivförteckning

Annan källa

I fältet för allmänna anmärkningar kan mer precisiserad information om angiven huvudkälla eller förtydliganden kring termen annan källa anges. Har flera källor använts i likvärdig omfattning vid upprättandet av auktoritetsposten, kan detta också beskrivas i anmärkningsfältet.

8.12 Anmärkningar

Kan användas för anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten.

8.12.1 Allmänna anmärkningar:

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse. Exempelvis kan det finnas behov att förklara de sammanhang som berörs i auktoritetspostens övriga fält eller att ange uppgifter som inte har några egna fält.

8.12.2 Interna anmärkningar:

Här anger man sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter.