Senaste uppdatering: 2005-12-27

Handbok för NAD

7 Personer

7.1 Identifikation av fysisk person

7.2 Auktoritetspostens identitetskod och typ

7.3 Auktoriserad namnform

7.4 Särskiljande tillägg

7.5 Alternativa namn

7.6 Levnadstid

7.7 Verksamhetsbeskrivning

7.8 Topografiska uppgifter

7.9 Hänvisning - relation

7.10 Biografi

7.11 Huvudkälla

7.12 Anmärkningar




Till Inledning till NAD-handboken

Till Exempel på auktoritetspost

Till Referenser

7.1 Identifikation av fysisk person

Vad är en fysisk person?

Med fysisk person avses en enskild mänsklig individ, nu levande eller död.

Identifikationskrav:

Personens existens ska kunna beläggas genom personhistorisk litteratur, såsom biografiskt uppslagsverk, encyklopedi, biografi, matrikel etc. Även tidningsarkiv och otryckta källor, såsom födelsebok, födelseattest, personbevis, egenhändigt undertecknat dokument eller dylikt kan användas för identifikation av fysisk person. Vid användning av källor på internet är det viktigt att kartlägga vem som är ansvarig för informationen, och att den har en URL, som kan förväntas vara beständig. Om källan bygger på tryckt litteratur, hänvisa även till denna.

Då fysisk person inte klart kan identifieras via lämplig källa finns möjlighet att vid behov skapa en preliminär auktoritetspost. I systemet måste poster avseende oidentifierade personer kunna skiljas från identifierade (kap.7.2.2).

7.2 Auktoritetspostens identitetskod och typ

För att kunna identifiera den institution som är ansvarig för auktoritetsposten, samt ha möjlighet att identifiera varje post, skall en unik identitetskod skapas. Typ av auktoritetspost anges för att ytterligare specificera postens innehåll.

7.2.1 Identitetskod:

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje person i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas om posten raderas. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika personen skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel:

Auktoritetspostens kod vid informationsutbyte SE RA 1
Kodens betydelse Sverige Riksarkivet Post nummer 1
Kodstruktur Landskod enligt ISO 3166 Institutionskod enligt särskild lista Unik identitet för respektive institutions poster
7.2.2 Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

7.3 Auktoriserad namnform

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Auktoriserad namnform

Den utvalda och i vissa fall normaliserade namnform som ska utgöra huvuduppslag för posten och användas som referens vid informationsutbyte.

7.3.1 Val av auktoriserad namnform:

Som auktoriserad namnform väljs i allmänhet den namnform som personen vanligen uppträder under/själv föredrar. I de fall personen återfinns i rekommenderad referenslitteratur används i regel den där förekommande namnformen.

Säkerligen kommer fall dyka upp då ovanstående rekommendationer inte entydigt går att följa - tänk då på att valet av auktoriserad namnform inte är avgörande för återsökningsmöjligheterna, utan välj en namnform som auktoriserad och utnyttja möjligheten att registrera andra namnformer som alternativa namn.

Däremot är valet av auktoriserad namnform avgörande för auktoritetsposternas presentation i träfflistor vid eftersökningar, eftersom den auktoriserade namnformen fungerar som huvuduppslag för hela posten. En genomtänkt likformighet i urvalskriterierna för den auktoriserade namnformen är därför högst önsvärd, dels med tanke på registrets auktoritativa intryck, dels praktiskt befogat ifall informationsutbyte av auktoritetsposter sker mellan olika auktoritetsregister.

Härav rekommederas därför att viss möda bör läggas ned på valet av auktoriserad namnform då det krävs. Se även rekommendationer i kapitel 7.3.2 rörande normalisering av namn.

Fiktivt exempel:

Urban Johan Gregor Lennartsson auktoriseras somLennartsson, Johan. Detta för att han under sin levnad använt detta namn och genom sina publicerade forskningsrapporter är känd under detta namn. Förnamnen Urban och Gregor har varit en väl förborgad familjehemlighet ända tills en nitisk auktorisatör luskat fram dem i tillförlitliga arkivhandlingar. För att denna information ska ingå i auktoritetsposten och vara sökbar, registreras det fullständiga namnet (Lennartsson, Urban Johan Gregor) som alternativnamn och "typas" som fullständigt namn.

7.3.2 Normalisering av namn:

Med normalisering avses den förenkling av stavning som kan göras då flera stavningsvarianter förekommer och det inte går att avgöra vilken av varianterna som person vanligen uppträder under eller själv föredragit.

1. Använd den namnform som dominerar i rekommenderad referenslitteratur.

2. Om personen saknas i referenslitteraturen, välj den namnform som dominerar i den/de källor man har.

3. Om namnformen i en källa inte kan beläggas i referenslitteratur och har en stavning som inte kan förväntas tillämpas vid återsökning, kan den auktoriserade namnformen normaliseras.

Om normalisering görs, ska den föråldrade eller sällan förkommande stavningsvarianten i primärkällan alltid anges som alternativnamn.

Föråldrad stavning kan normaliseras.

Exempel:

Niells Arffwedhzson kan auktoriseras som:

Arvidsson, Nils

Mer om normalisering av föråldrad stavning finns att läsa i Kungliga bibliotekets riktlinjer för registrering av personnamn.

Regenters namn brukar normaliseras.

Exempel:

Friedrich I auktoriseras som:

Fredrik I

Förnamn såsom Carl, Christina, Sophie, Victor, Pehr, Pär etc. kan i vissa fall normaliseras. Samma sak gäller efternamn med avvikande (äldre) stavningssätt, men avvägningar får göras från fall till fall.

Exempel:

Författaren Pär Lagerkvist auktoriseras som Lagerkvist, Pär ej Lagerkvist, Per.

Leijonhufvud, Carl Victor Gustafsson väljs som auktoriserad namnform, ej Leijonhufvud, Karl Viktor Gustavsson

Däremot kan mer udda stavningsvarianter av Leijonhufvud behöva normaliseras. Exempelvis kan stavningsvarianterna Leyonhufvud, Leijonhuffwud etc. vara lämpliga att auktorisera som Leijonhufvud, detta med tanke på användares förväntade sökningar.

7.3.3 Ordningsföljd:

Huvudregeln är den att personnamn inverteras, dvs. omflyttas så att efternamnet skrivs först, sedan förnamn. I förekommande fall används den ordningsföljd som dominerar i rekommenderad referenslitteratur.

Exempel:

Selma Lagerlöf skrivs: Lagerlöf, Selma

August Strindberg skrivs: Strindberg, August

Undantag från huvudregeln att skriva efternamnet först, bör göras när det är frågan om historiskt kända personer där namnet i rekommenderad referenslitteratur inordnats på förnamnet.

Exempel:

Olavus Petri

Bo Jonsson Grip

Jöran Persson

I "äldre namn" som följs av ett yrkesnamn eller binamn är det oftast lämpligare att använda förnamnet som ordningselement.

Albertus pictor även kallad Albrekt målare eller pärlstickare auktoriseras som: Albertus pictor

Jöran sämskare auktoriseras som: Jöran sämskare

Benedikt Romfarare auktoriseras som: Benedikt Romfarare

Mer om behandling av "äldre namn" kan studeras i Kungliga bibliotekets riktlinjer för registrering av personnamn.

Var noga med att registrera alternativa namn. Utnyttja också möjligheten att "typa" de alternativa namnen och på så sätt redogöra för personens tidsenliga namnform. Utnyttja också möjligheten att registrera ev. samtida officiella namnformer på annat språk såsom alternativnamn av typen parallell form.

7.3.4 Pseudonym och smeknamn:

Även om vissa personer kan vara mer kända under pseudonym eller smeknamn, så bör den auktoriserade namnformen i de flesta fall vara personens verkliga namn. Pseudonym eller smeknamn registreras som alternativa namn.

Exempel:

Kar de Mumma (pseudonym)

Auktoriserad namnform: Zetterström, Erik(verkligt namn)

Tecknar-Anders (pseudonym)

Auktoriserad namnform: Andersö, Anders(verkligt namn)

Smeknamn registreras i regel som alternativnamn.

Exempel:

P-G Gyllenhammar auktoriseras som Gyllenhammar, Pehr G. Som alternativnamn registreras Gyllenhammar, P-G. och Gyllenhammar, Pehr Gustaf.

Exempel på undantag från huvudregeln för smeknamn:

Som auktoriserad namnform väljs Silfverstolpe, Malla.Detta trots att Malla var ett smeknamn och hennes verkliga namn var Silfverstolpe, Magdalena Sophie. Anledningen till att smeknamnet utvalts att ingå i den auktoriserade namnformen är att hon själv föredrog det, omnämner sig själv så i sina memoarer och på så sätt blev känd under detta namn.

Fortsättning på detta exempel finns under punkt 7.3.5.

7.3.5 Flicknamn och namnändring:

Flicknamn registreras i allmänhet som alternativnamn. Ibland kan undantag göras från denna regel med hänsyn till den namnform som personen själv föredragit/vanligen uppträder under (se vidare kap. 7.3.1). Har kvinnan gift om sig en eller flera gånger får avvägning göras på samma premisser. För män som bytt namn infaller också denna avvägningsprocedur. Om osäkerhet råder, välj personens senast förekommande namnform som den auktoriserade.

Nedanstående exempel anknyter också fallet i kapitel 7.3.4, rörande smeknamn:

Magdalena Sophie Silfverstolpe, även är känd under det vedertagna smeknamnet Malla, auktoriseras som Silfverstolpe, Malla.Som flicka var hennes efternamn Montgomery. Således skaMontgomery, Malla samt Montgomery, Magdalena Sophie registreras som alternativa namn.

7.3.6 Sammansatta släktnamn:

Hänvisningar: KRS kap. 22.5C, Namnlagen (SFS 1982.670).

Om elementen i ett sammansatt släktnamn är sammanbundna med bindestreck, välj det första elementet till ordningselement.

Exempel:

Wilhelm Peterson-Berger skrivs: Peterson-Berger, Wilhelm

Mellannamn bärs som uttryck för samhörighet med annan släkt som bär namnet som efternamn. I vardagsbruk placeras mellannamnet framför det egna efternamnet, men som ordningselement väljs personens efternamn. Man måste alltså försöka utröna vad som som är mellannamn och efternamn (se SFS 1982:670, 24 § och 25 §).

Exempel:

Gunilla Westin (flicknamn)

gift med en Johansson och brukat det som mellannamn (Gunilla Johansson Westin)

auktoriseras som: Westin, Gunilla Johansson

Ett som släktnamn använt gårdsnamn skrivet först i ett svenskt namn, behandlas som ett förnamn.

Exempel:

Busk Rut Jonsson skrivs: Jonsson, Busk Rut

Liss Olof Larsson skrivs: Larsson, Liss Olof

7.3.7 Tilltalsnamn:

Tilltalsnamnet skrivs i regel som första förnamn i den auktoriserade namnformen. I särskilda fall kan uppgifter om tilltalsnamn istället klargöras i fältet för allmänna anmärkningar.

7.3.8 Förnamn som ej ingår i den auktoriserade namnformen:

Förnamn som ej ingår i den auktoriserade namnformen registreras som alternativa namn, se exempel under punkt 7.3.1.

7.3.9 Prefix:

Hänvisning: KRS kap. 22.5 D

I förekommande fall följs det skrivsätt som används i rekommenderad referenslitteratur.

Nedanstående exempel visar hur efternamn som inleds med "von", "af", "de la", "du", "zu", "von der" eller andra s.k. prefix behandlas.

Nils von Dardel skrivs: Dardel, Nils von

Gustaf af Trolle skrivs: Trolle, Gustaf af

Magnus Gabriel De la Gardie skrivs: De la Gardie, Magnus Gabriel

Otto Wilhelm de Geer af Tervik skrivs: de Geer af Tersvik, Otto Wilhelm

Anders Rudolf du Rietz af Hedensberg skrivs: du Rietz af Hedensberg, Anders Rudolf

Franz zu Strassnitz skrivs: Strassnitz, Frank zu

Adolph von der Moon skrivs: Moon, Adolph von der

7.4 Särskiljande tillägg

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

Exempel:

Levnadstid som särskiljande tillägg:

Jansson, Bertil (1901-1969).

Manuellt registrerade särskiljande tillägg:

Eriksson, Göran (kammarskrivare).

Brahe, Per (d.y.)

Om årtal inte är tillräckligt för att skilja mellan två eller flera personer och ett särskiljande tillägg har registrerats manuellt, kommer det i rapporter/träfflistor att presenteras såsom exemplet nedan visar.

Exempel:

Berg, Bengt (1946-) (författare)

Berg, Bengt (1946-) (läkare)

7.5 Alternativa namn

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Var generös med att ange alternativa namn för att förbättra möjligheterna till återsökning.

Exempel:

Auktoriserad namnform: Östlund, Marie

Alternativt namn: Westin, Marie (flicknamn)

Andra fall som kräver registrering av alternativa namn är pseudonym, namnbyte samt alternativa (äldre) stavningar av samma namn.

Exempel:

Auktoriserad namnform: Blommér, Nils Jacob

Alternativa namn: Olsson, Nils Jacob och Nio blommor

Auktoriserad namnform: Claesson, Stig

Alternativt namn: Slas

I de fall den auktoriserade namnformen innehåller namn såsom t.ex. Jöran, Swen eller Kierstin, bör ofta en normaliserad (modern) stavningsvariant registreras som alternativnamn med tanke på att förbättra återsökningsmöjligheterna.

7.5.1 Typ av alternativnamn:

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

7.5.2 Giltighetstid:

Om det är känt under vilken tid det alternativa namnet användes, noteras detta i fältet för giltighetstid.

7.6 Levnadstid

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhets-/levnadstid

Avser födelse- respektive dödstid.

7.6.1 Osäker tidsangivelse:

Osäker tidpunkt anges på följande vis.

Som ett tidsintervall:

"1800-tal" - säkert 1800-1899

"1810-tal" - säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning.

Som en vag uppgift:

"1819 c:a" - omkring 1819

"Okänt" - Personen är känd, men födelse- eller dödsdatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar.

Rekommenderade källor:

7.7 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

7.7.1 Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

  1. Använd en biografi eller annan personhistorisk beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
  2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har personen bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de uppgifter, hobbies etc. som personen sysslat med?
  3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
  4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.
  5. Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.
Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 7.6 Levnadstid.

7.8 Topografiska uppgifter

7.8.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften. Ange i första hand verksamhetsort för personer. Med verksamhetsort avses här alla de orter där en person någorlunda varaktigt har levat eller verkat. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (7.8.1) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

7.8.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

7.8.3 Relation mellan orter och personer

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation personen har i förhållande till den angivna orten. Ange ett av följande värden:

Ange associationens giltighetstid om denna avviker från institutionens verksamhetstid.

7.9 Hänvisning till andra personer eller institutioner

Hänvisningar:NAD 2 dataelementkatalog:Hänvisning - institution eller person

Relationer till andra personer eller institutioner skall redovisas genom hänvisningar mellan auktoritetsposter. Gör hänvisningen så precis som möjligt.

7.9.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: relationstyp

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värden:

Make/Maka
Föräldrar/Barn
Se även
Annan relevant hänvisning

Exempel:

Adlerfelt, Augusta

make/maka Rålamb, Claes

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

7.10 Biografi

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Historik/biografi

Kortfattad levnadsskildring. Kan skrivas i beskrivande form eller som kronologisk lista. Förklara gärna sammanhang som antytts i övriga fält.

Fiktivt exempel:

Johan Stjärna föddes 12 april 1798 i Nicolai församling, Stockholm. Hans föräldrar var Per Gustavsson Stjärna och Ulla Måne. Johan intresserade sig tidigt för astronomi. Vid 18 års ålder skrevs han in vid Uppsala universitet. Tog examen i astronomi 4 år senare. Dog i Uppsala 1842.

el.

Johan Stjärna

1798 Föds den 12 april i Nicolai församling, Stockholm
1820 Examen i astronomi vid Uppsala universitet
1842 Dör i Uppsala

7.11 Huvudkälla

Avser den källa eller det dokument som i huvudsak ligger till grund för uppgifterna i auktoritetsposten.

Exempel:

Svenskt biografiskt lexikon

Nationalencyklopedien

Arkivförteckning

Annan källa

I fältet för allmänna anmärkningar kan mer precisiserad information om angiven huvudkälla eller förtydliganden kring termen annan källa anges. Har flera källor använts i likvärdig omfattning vid upprättandet av auktoritetsposten, kan detta också beskrivas i anmärkningsfältet.

7.12 Anmärkningar

Kan användas för anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten.

7.12.1 Allmänna anmärkningar:

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse. Exempelvis kan det finnas behov att förklara de sammanhang som berörs i auktoritetspostens övriga fält eller att ange uppgifter som inte har några egna fält.

7.12.2 Interna anmärkningar:

Här anger man sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter.