Senaste uppdatering: 2005-12-27

Handbok för NAD

3 Mellan- och överstatliga institutioner

3.1 Identifikation av institutionen

3.2 Auktoriserad namnform

3.3 Alternativnamn

3.4 Verksamhetstid

3.5 Verksamhetsbeskrivning

3.6 Topografiska uppgifter

3.7 Hänvisningar till andra institutioner och personer

3.8 Historik

3.9 Anmärkningar




Till Inledning till NAD-handboken

Till Exempel på auktoritetspost

Till Referenser

3.1 Identifikation av institutionen

Hänvisning: KRS: 21.1B1

3.1.1 Vad är en mellanstatlig institution?

Med mellanstatlig institution menas här i första hand en förening av två eller flera staters (eller besittningar och andra områden med särskilt styre) officiella institutioner. I en sådan organisation är länder eller dess officiella institutioner medlemmar. De kan bildas av representanter för olika länders regeringar, lagstiftande församlingar, myndigheter, kommittéer o.a. som utgör dessa länders officiella organ.

Exempel

WHO, UPU, FN, Nordiska rådet, Nordiska ministerrådet, EBRD, OSSE, SEATO, 1981 års gränsöversyn mellan Sverige och Finland

3.1.2 Vad är en överstatlig institution?

Med överstatliga institutioner menas här EU och EU-institutioner som har formell rätt att sanktionera sin jurisdiktion inom ett territorium av flera stater.

För internationella sammanslutningar av enskild karaktär, se Föreningar och Affärsföretag

3.1.3 Tillfälliga sammankomster och gruppbildningar

Hänvisningar: KRS: 21.1B1

Tillfälliga gruppbildningar eller sammankomster där statliga institutioner ingår, bör i allmänhet inte registreras i en egen post. Undantag gäller om sammankomsten eller gruppbildningen haft en enhetlig och självständig karaktär i något avseende. Försök alltid att identifiera de ingående institutionerna och skapa även poster för dem. Länka sedan de olika posterna efter behov (se vidare Hänvisningar till andra personer eller institutioner).

Vid oklarhet: skapa gärna preliminära auktoritetsposter! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

3.1.4 Avdelningar

I regel bör man inte registrera avdelningar eller andra direkt underordnade enheter av en statlig institution i en egen post. I undantagsfall kan avdelningen bilda en egen auktoritetspost: den bör då ha haft en viss självständighet i något avseende. Registrera alltid den överordnade enheten och hänvisa mellan posterna.

Vid oklarhet: skapa gärna en preliminär auktoritetspost! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

3.1.5 Omorganiseringar

I samband med omorganiseringar kan s.k. övergångsformer uppträda, såsom avvecklingsmyndigheter, interimsorganisation, provisorisk regering, etc. Gör särskild notis om sådant antingen i Historik eller Anmärkningar.

3.1.6 Hur kan man säkerställa dess identitet?

3.1.7 Grunddokument

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Grunddokument

Med "grunddokument" avses i första hand det dokument som talar om att institutionen grundas, alternativt ett tidigaste dokument som bekräftar institutionens existens.

Exempel:

Stadgar, mellanstatliga fördrag, instruktion

Av dokumentet bör det framgå om det ersätter tidigare stadgar eller fördrag för samma institution. Ange viktigare stadgeändringar eller liknande omorganisationer. Observera att omorganisation även kan påverka institutionens identitet). Notera som intern anmärkning om resultatlös undersökning utförts. Ange som anmärkning i särskilt delfält värdet "okänd" om uppgift inte kan erhållas.

Exempel:

Europeiska unionen. Grundläggande fördrag: Fördraget om europeiska kol- och stålgemenskapen (1957).
Exempel på viktigare tillägg: Maastrichtfördraget 1993.

Rekommenderade källor

Statskalendern innehåller uppgifter om Europarådet, EU och underordnade organ från och med 1994 års utgåva.

3.1.8 Hur redovisar man institutionens identitet?

Identitetskod

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje institution i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas då institutionen har upphört. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika institutionen skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel:
SE Sverige Landskod enligt ISO 3166
RA Riksarkivet Institutionskod för registeransvarig institution enligt särskild lista
1 Valfritt unikt värde för institutions identitet inom auktoritetsregistret
Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

Val av typ påverkar i ARKIS också möjligheter att upprätta relationer mellan institutioner och personer (se vidare punkt 3.7).

3.2 Auktoriserad namnform

Hänvisningar:

KRS: 24.1

NAD 2 dataelementkatalog: Auktoriserad namnform

Auktoriserad namnform är den namnform som rekommenderas vid informationsutbyte. Utgå från det namn institutionen själv använder. Anpassa enligt nedanstående regler.

3.2.1 Standardisering av språk i internationella namn

Hänvisning: KRS 24.3B

Använd svensk namnform när sådan finns. Om vedertagen svensk namnform saknas, använd engelsk namnform. Om vedertagen engelsk namnform saknas, använd en form på institutionens officiella språk.

3.2.2 Ordföljd

Den auktoriserade namnformen skrivs i rak ordföljd.

Exempel:

Nordiska farmakopénämndens biologiska standardiseringskommitté

ej Farmakopénämndens biologiska standardiseringskommitté, Nordiska

ej Biologiska standardiseringskommitté, Nordiska farmakopénämndens

3.2.3 Skiljetecken

Hänvisningar:

KRS 1.0C., 1.0G

Myndigheternas skrivregler kap. 10

Svenska skrivregler kap. 149-260.

Ange i regel de skiljetecken som förekommer i den auktoriserade namnform som föreskrivs.

3.2.4 Stora och små bokstäver

Hänvisning: KRS bilaga A

3.2.5 Auktoriserad namnform: underordnad del

Hänvisning: KRS 24.12-13

I regel skall över- och underordnade enheter anges genom hänvisningar mellan respektive auktoritetsposter. Ange alltså inte över- och underordnade enheter direkt i auktoritetsposten. Undantaget är om en avdelning inom en myndighet eller annan självständig enhet skall ges en egen post. Då skall myndighetens namn (den överordnade enheten) läggas till avdelningens namn. Myndighetens namn kan särskiljas från alla underordnade enheters namn antingen med en teckenavgränsning, t.ex. punkt ".", eller genom att informationen delas i två fält.

Exempel:

Avgränsning i två skilda fält:

Auktoriserad namnform Nordiska ministerrådet
Namn: underordnad del TV-kommittén

Avgränsning med ett tecken:

Nordiska ministerrådet. TV-kommittén

3.2.6 Särskiljande tillägg

Hänvisningar:

KRS: 24.4C1-24.4C9

NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

3.2.7 Rekommenderade källor

Användning av elektroniskt lagrade versioner

Referera till tryckt källa eller tillgänglig handskrift som grund för uppgifter i auktoritetsregistret. Referenser till elektroniska databaser kan anges som kompletterande information. Utrikespolitiska institutet har länkar till mellanstatliga institutioners hemsidor.

Mellan- och överstatliga institutioner

The statesman's year-book, Riksarkivets beståndsöversikt 5, Statskalendern (för EU och Europarådet).

Internationella avtal

Följande är källeditioner av Sveriges avtal med främmande makt:

Recueil des traités[...] en vigueur le 1er janvier 1910

Recueil des traités[...] en vigueur le 1er janvier 1926

Sverges traktater med främmande magter

Utdrag af de emellan Swerige å ena sidan och utrikes magter å andra sidan sedan 1718 slutna alliance-tractater och afhandlingar

Sveriges överenskommelser med främmande makter 1912-52

Även Svensk författningssamling innehåller sådana avtal

Internationella kommittéer, kongresser

3.3 Alternativnamn

Hänvisningar:

KRS: 24.1C Ändring av namn; 24.2-24.3 Varierande namn

NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Man bör vara generös med att ange alternativa namn och skrivsätt då detta påverkar återsökningen. Använd nedan angivna källor systematiskt. Ange även andra dokumenterade varianter enligt 3.3.1 Typ av alternativnamn:

Förutom de systematiskt använda källorna bör man vara observant på följande:

3.3.1 Typ av alternativnamn

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

3.3.2 Giltighetstid

Ange namnformens eventuella giltighetstid enligt reglerna i avsnitt 3.4 Verksamhetstid.

3.3.3 Rekommenderade källor vid upprättande av Nationella auktoritetsposter i NAD

Använd dessa källor systematiskt för att samla alternativnamn:

Statskalendern (om EU och Europarådet), Riksarkivets beståndsöversikter (särsk. del 5 bd.2, Internationella organisationer), Libris auktoritetsregister och bibliografiska register, arkivförteckningar.

3.4 Verksamhetstid

Hänvisningar:

KRS 24.4C8

NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhetstid

Tiden då institutionen officiellt har varit i verksamhet.

Om datum ej är enligt gregoriansk kalender, ange detta som anmärkning

3.4.1 Osäker tidsangivelse

Osäker tidpunkt kan anges på följande vis:

Som ett tidsintervall:

"1800-tal"
säkert 1800-1899
"1810-tal"
säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning

Som en vag uppgift:

"1819 c:a"
omkring 1819
"Okänt"
Institutionen känd, men tillkomst- eller upphörandedatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar

Precisera alltid tiden så noga som informationen medger. Ju mindre precist, desto sämre återsöknings- och sorteringsmöjligheter. Övriga undantag kan beskrivas i anmärkningar.

Precisera alltid tiden så noga som informationen medger. Ju mindre precist, desto sämre återsöknings- och sorteringsmöjligheter.

3.5 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Tillsammans med elementen "sektor" och "organisationsnivå" skall dessa beskriva verksamhet i form av en indexerad ordlista. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

3.5.1 Sektor

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Sektor

Med sektorstillhörighet menas i första hand vilka rättsliga förhållanden en institution lyder under. Använd värdet "1 statlig" för mellan- och överstatliga institutioner.

Om institutionen inte kan hänföras till någondera av sektorerna "statlig", "kommunal" eller "enskild" skall värdet "övriga" anges.

3.5.2 Organisationsnivå

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Organisationsnivå

Avser nivå för territoriell jurisdiktion. Ange i värdet "4 internationell" för mellan- och överstatliga institutioner.

3.5.3 Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

  1. Använd en instruktion, historik eller annan beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
  2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har institutionen bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de ärenden institutionen handlagt?
  3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. För Statistiska tabellkommissionen (1858-1886) kan t.ex. termerna "befolkningsstatistik" och "ekonomisk statistik" användas. Använd i så fall inte den generella termen "statistik". Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
  4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.
  5. Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.
Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 1.4 Verksamhetstid.

Rekommenderade källor

Riksarkivets beståndsöversikt del 5: Internationella organisationer, Sveriges statskalender, The statesman's year-book

3.6 Topografiska upgifter

3.6.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften. Ange i första hand verksamhetsort för offentliga institutioner. Med verksamhetsort menas i allmänhet det territorium som institutionen har behörighet att verka i enligt instruktion eller liknande. Om detta område omfattar flera topografiska enheter i det topografiska registret, hänvisa till samtliga topografiska enheter som verksamhetsorten omfattar. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (1.6.2) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

Om verksamhetsort inte kan bestämmas, kan lokaliseringsort anges. Lokaliseringsorten är platsen för institutionens huvudkontor. Även orter för lokalkontor och andra anläggningar kan anges som lokaliseringsort med anmärkning om detta. Lokaliseringsorten skall alltid vara en ort av typen "ort" (dvs ospecificerad ort). Ange lokaliseringsorten som lokal term (enligt punkt 1.6.2) och hänvisa till närmaste administrativa territorium i NAD:s topografiska tesaurus.

3.6.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

3.6.3 Relation mellan orter och institutioner

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation institutionen har i förhållande till den angivna orten. Ange ett av följande värden:

Ange associationens giltighetstid om denna avviker från institutionens verksamhetstid.

3.7 Hänvisningar till andra institutioner eller personer

Hänvisningar:

KRS: kap. 26

NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person

Relationer till andra institutioner eller personer skall redovisas genom hänvisningar mellan auktoritetsposter. Gör hänvisningen så precis som möjligt. Relationen mellan olika namnformer för en institution behandlas under 3.3 Alternativnamn.

3.7.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: typ

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värden:

Föregångare till
Efterföljare till
Underordnad
Överordnad
Se även
Annan relevant hänvisning

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

3.8 Historik

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Historik/biografi

Skriv en kortfattad historik. Den kan vara utformad som en löpande text eller en kronologisk lista (se exemplen nedan). Förklara gärna sammanhang kring historiska förändringar som antytts i övriga fält, t.ex. organisations- och verksamhetsförändringar.

Exempel:

De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 ombildades 1951 till Statens betongkommitté. Kommittén var ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong. 1956 tillsattes ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika tekniska områden. Efter en omorganisation 1975 inriktades normarbetet även på tillämpningsbestämmelser till byggnadsstadgan. Betongkommittén upphörde 1979, då normarbetet övertogs av Statens planverk och ett till detta knutet råd

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

Man kan också göra en kronologisk lista:

1951 Ombildas De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 till Statens betongkommitté som ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong

1958 bildas ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika områden

1975 börjar kommittén även utfärda tillämpningsbestämmelser för byggnadsstadgan

1979 Kommittén upphör. Normarbetet övertas av Statens planverk

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

3.8.2 Rekommenderade källor

Riksarkivets beståndsöversikt del 5: Internationella organisationer. Statskalendern, The statesman's year-book, arkivförteckningar

3.9 Anmärkningar

Med anmärkningar avses här anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten. Beroende på applikationens utformning kan naturligtvis speciella anmärkningsfält användas i anslutning till vissa element.

3.9.1 Allmänna anmärkningar

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse.

Exempel:

typer av organisationsförändringar

funktionell behörighet

avvecklings- och interimsorganisation

3.9.2 Interna anmärkningar

Här anmärker man om sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter.