Senaste uppdatering: 2005-12-27

Handbok för NAD

2 Regionala och lokala statliga institutioner

2.1 Identifikation av institutionen

2.2 Auktoriserad namnform

2.3 Alternativnamn

2.4 Verksamhetstid

2.5 Verksamhetsbeskrivning

2.6 Topografiska uppgifter

2.7 Hänvisningar till andra institutioner och personer

2.8 Historik

2.9 Anmärkningar




Till Inledning till NAD-handboken

Till Exempel på auktoritetspost

Till Referenser

2.1 Identifikation av institutionen

Hänvisning: KRS: 21.1B1

2.1.1 Vad är en regional statlig institution?

De institutioner som har regerings eller riksdags uppdrag över en del av riket, oftast ett län eller större enhet. Central myndighet ofta chefsmyndighet.

Exempel:

Hovrätter

2.1.2 Vad är en lokal statlig institution?

Institutioner vars lokala behörighet är underordnad regional institution. Uppdraget omfattar oftast en del av ett län, som t.ex. domsaga, åklagardistrikt, primärkommun, härad.

Exempel:

Tingsrätter

Regler för svenska beskickningar och konsulat, se Centrala statliga institutioner.

2.1.4 Offentliga institutioner med oklar status

Genom historien råder ingen beständig eller vattentät avgränsning mellan kommunala, statliga och andra offentliga institutioner. Avgränsningen mellan kommunala och statliga institutioner bygger bland annat på förekomsten av "självstyre" eller lokala beslutsbefogenheter. Offentliga institutioner som lyder under särskild lagstiftning, t.ex. allmänna försäkringskassor, har också en legal särställning. Några av dem kan av praktiska skäl behandlas som om de vore statliga organ:

Exempel

Statskyrkans organ

Allmänna försäkringskassor och socialförsäkringsnämnder 1962-

Sveriges Riksbank

Se även punkt 2.5.1 Sektor.

2.1.5 Tillfälliga sammankomster och gruppbildningar

Hänvisningar: KRS: 21.1B1

Tillfälliga gruppbildningar eller sammankomster där statliga institutioner ingår, bör i allmänhet inte registreras i en egen post. Undantag gäller om sammankomsten eller gruppbildningen uppträtt som en enhet i ett avgörande avseende. Försök alltid att identifiera de ingående institutionerna och skapa även poster för dem. Länka sedan de olika posterna efter behov (se vidare Hänvisningar till andra institutioner och personer).

Exempel

Magistrat och rådhusrätt kan i vissa städer betraktas som en institution.

Vid oklarhet: skapa gärna en preliminär auktoritetspost! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

2.1.6 Avdelningar

I regel bör man inte registrera avdelningar eller andra direkt underordnade enheter av en statlig institution i en egen post. I undantagsfall kan avdelningen bilda en egen auktoritetspost: den bör då ha haft en viss självständighet i något avseende. Registrera alltid den överordnade enheten och hänvisa mellan posterna.

Vid oklarhet: skapa gärna en preliminär auktoritetspost! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

Exempel

Statens skolverk. Skolverket i Luleå

2.1.7 Omorganiseringar

Vissa omorganiseringar av en institution bör tolkas som att en ny institution bildas. Exempel på sådant är ändrad juridisk form (t.ex. från statlig till kommunal institution, från affärsverk till aktiebolag), väsentligen ändrad funktion (från förvaltningsmyndighet till affärsverk, utredningskommitté till förvaltningsmyndighet, etc.), eller väsentligen ändrad territoriell jurisdiktion (t.ex. från central till regional behörighet). Även sammanslagningar och delningar av institutioner bör beaktas. I undantagsfall kan även ändrad saklig behörighet (ändrat verksamhetsområde) tolkas som en förändring som motsvarar att en ny institution bildas. I regel bör en instruktion ligga till grund för förändringen. Hänvisa till föregångare-efterföljare.

I samband med omorganisationer kan s.k. övergångsformer uppträda, såsom avvecklingsmyndigheter, interimsorganisation, etc. Gör särskild notis om sådant antingen i Historik eller Anmärkningar.

2.1.7 Hur kan man säkerställa institutionens identitet?

2.1.8 Grunddokument

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Grunddokument

Med "grunddokument" avses i första hand det dokument som talar om att institutionen grundas, alternativt ett tidigaste dokument som bekräftar institutionens existens. För statliga institutioner skall detta dokument vara utfärdad av av regering, riksdag eller Kungl. Maj:t.

Exempel

Domsagostadga, tingsordning, rådhusrättsstadgar, instruktion,länsstyrelseinstruktion, reglemente, privilegiebrev, kommittédirektiv, kungligt brev.

En institution kan ha fått flera instruktioner (eller motsvarande) över tid. Av dokumentet bör det framgå om den ersätter tidigare instruktion för institutionen.

Ange i första hand den ursprungliga instruktionen etc. för institutionen. Ange grunddokumenter för viktigare omorganisationer (observera att omorganisation även kan påverka institutionens identitet).

Notera som intern anmärkning om resultatlös undersökning utförts. Ange som anmärkning i särskilt delfält värdet "okänd" om uppgift inte kan erhållas.

Rekommenderade källor

Statskalendern. Fr. omkr. 1919 anges oftast vilken instruktion en myndighet grundar sig på. I Statskalendern anges oftast den gällande instruktionen. Gå till den tidigaste förekomsten av myndigheten som uppslag i Statskalenden om osäkerhet föreligger.

Svensk Författningssamling, arkivförteckningar

2.1.9 Hur redovisar man institutionens identitet?

Identitetskod

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje institution i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas då institutionen har upphört. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika institutionen skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel
SE Sverige Landskod
LLA Landsarkivet i Lund Institutionskod för registeransvarig institution enligt särskild lista
1 Valfritt unikt värde för institutions identitet inom auktoritetsregistret

Legal identitetskod

Hänvisning: ISAAR(CPF)2.1.1 Legal number

I de fall ett officiellt organisationsnummer (enligt SFS 1974:174) finns för institutionen i fråga, skall detta anges som alternativ identitetsbeteckning.

Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

Val av typ påverkar i ARKIS också möjligheter att upprätta relationer mellan institutioner och personer (se vidare punkt 2.7).

2.2 Auktoriserad namnform

Hänvisningar:

KRS: 24.1

NAD 2 dataelementkatalog: Auktoriserad namnform

Auktoriserad namnform är den namnform som rekommenderas vid informationsutbyte. Utgå från namnformen i senaste förekomsten som uppslag i Sveriges statkalender. Standardisera denna namnform enligt nedanstående regler.

2.2.1 Standardisering

För regionala och lokala statliga institutioner kan följande standardiserade namnform användas:

[Institutionen] i [ortnamn/områdesnamn+ev. territoriell beteckning]

Exempel: Landsfiskalen i Brösarps distrikt

Denna form bör användas när institutionsnamnet består av ett vedertaget gruppnamn, som t.ex. "landsfiskaler". En lista över några vanliga sådana institutionsnamn är under utarbetning.

Särskilda undantag

2.2.2 Auktoriserad namnform: underordnad del

Hänvisning: KRS 24.12-13

I regel skall över- och underordnade enheter anges genom hänvisningar mellan respektive auktoritetsposter. Ange alltså inte över- och underordnade enheter direkt i auktoritetsposten. Undantaget är om en avdelning inom en myndighet eller annan självständig enhet skall ges en egen post. Då skall myndighetens namn (den överordnade enheten) läggas till avdelningens namn. Myndighetens namn kan särskiljas från alla underordnade enheters namn antingen med en teckenavgränsning, t.ex. punkt ".", eller genom att informationen delas i två fält.

Exempel:

Avgränsning i två skilda fält:

Auktoriserad namnform Uppsala universitet
Namn: underordnad del Historiska institutionen

Avgränsning med ett tecken:

Uppsala universitet. Historiska institutionen

2.2.3 Utländska institutioner

Namnet på statliga institutioner som inte lyder under svensk jurisdiktion skall alltid föregås av landets namn.

Exempel:

Ryssland. Kejserliga ryska konsulatet i Härnösand

Frankrike. Franska konsulatet i Härnösand

2.2.4 Särskiljande tillägg

Hänvisningar:

KRS: 24.4C1-24.4C9

NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

2.2.5 Rekommenderade källor

Användning av elektroniskt lagrade versioner

Referera till tryckt källa eller tillgänglig handskrift som grund för uppgifter i auktoritetsregistret. Referenser till elektroniska databaser kan anges som kompletterande information.

Använd källorna i följande prioriteringsordning. Standardisera namnformen enligt reglerna i punkt 2.2.1.

  1. Senaste förekomst som uppslag i Statskalendern.
  2. Arkivförteckningar, arkivbestånd (särsk. utgående handlingar), egna publikationer

2.3 Alternativnamn

Hänvisningar:

KRS: 24.1C Ändring av namn; 24.2-24.3 Varierande namn

NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Man bör vara generös med att ange alternativa namn och skrivsätt då detta påverkar återsökningen. Använd nedan angivna källor systematiskt. Ange även andra dokumenterade varianter enligt punkt 2.4.1.

Förutom de systematiskt använda källorna bör man vara observant på följande:

2.3.1 Typ av alternativnamn

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

2.3.2 Giltighetstid

Ange namnformens eventuella giltighetstid enligt avsnitt 2.4 Verksamhetstid.

2.3.3 Rekommenderade källor vid upprättande av Nationella auktoritetsposter i NAD

Använd dessa källor systematiskt för att samla alternativnamn:

Statskalendern, Riksarkivets beståndsöversikter, Libris auktoritetsregister och bibliografiska register, arkivförteckningar.

2.4 Verksamhetstid

Hänvisningar:

KRS 24.4C8

NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhetstid

Tiden då institutionen officiellt var i verksamhet. Om instruktion finns: ange det datum från vilket instruktionen börjar gälla. För kommittéer: ange i allmänhet ursprungligt tillsättningsdatum.

Exempel:

Om datum ej är enligt gregoriansk kalender, ange detta som anmärkning

2.5.1 Osäker tidsangivelse

Hänvisning: NAD2 dataelementkatalog: Generella registreringsdata: Datering

Osäker tidpunkt kan anges på följande vis:

Som ett tidsintervall:

"1800-tal"
säkert 1800-1899
"1810-tal"
säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning

Som en vag uppgift:

"1819 c:a"
omkring 1819
"Okänt"
Institutionen känd, men tillkomst- eller upphörandedatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar

Precisera alltid tiden så noga som informationen medger. Ju mindre precist, desto sämre återsöknings- och sorteringsmöjligheter. Övriga undantag kan beskrivas i anmärkningar.

2.4.3 Rekommenderad källa

Förstahandskälla: Instruktion (ursprunglig instruktion. Tryckt i Svensk författningssamling (tidigare det s.k. årstrycket) eller dokumenterat i statsrådsprotokoll, kungl. brev el. motsv.). Observera skillnaden mellan konseljdatum och institutionens tillkomstdatum. Om dessa avviker bör det stå i direktivet från vilken datum det börjar gälla.

2.5 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Tillsammans med elementen "sektor" och "organisationsnivå" skall dessa beskriva verksamhet i form av en indexerad ordlista. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

2.5.1 Sektor

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Sektor

Med sektorstillhörighet menas i första hand vilka lagar en institution lyder under. Statliga institutioner lyder i regel under instruktioner utfärdade av regeringen. Använd värdet "1 statlig" för sådana institutioner.

Om institutionen inte kan hänföras till någondera av sektorerna "statlig", "kommunal" eller "enskild", skall värdet "övriga" användas. Exempel: offentligrättsliga subjekt under särskild lagstiftning, institutioner med huvudmän från flera sektorer.

Exempel: Allmänna försäkringskassor, exterritoriella församlingar, handelskammare, Statskyrkans enheter, församlingar, vissa skolor, skolstyrelser i kommuner

Ett börsintroducerat aktiebolag skall alltid registreras under "enskild" sektor, alldeles oavsett ägarförhållanden, rösttal och liknande.

2.5.2 Organisationsnivå

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Organisationsnivå

Avser nivå för territoriell jurisdiktion. Ange värdet "2 regional" resp. "3 lokal" för regionala och lokala statliga institutioner. För avgränsning av dessa, se punkt 2.1.1-2.1.2.

Exempel:
Institution Organisationsnivå
Skolöverstyrelsen central
Länskolnämnden i [län] regional
Skolstyrelsen i [kommun] lokal

2.5.3 Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

  1. Använd en instruktion, historik eller annan beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
  2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har institutionen bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de ärenden institutionen handlagt?
  3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. För Statistiska tabellkommissionen (1858-1886) kan t.ex. termerna "befolkningsstatistik" och "ekonomisk statistik" användas. Använd i så fall inte den generella termen "statistik". Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
  4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.
  5. Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.
Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Förslag: Ämnesord till NAD-kategorierna 1103-17XX

För NAD-kategorierna som omfattar lokala och regionala statsmyndigheter finns ett förslag till verksamhetstermer. På så vis får de myndigheter som har länk till dessa NAD-kategoritermer automatiskt en verksamhetsterm. Båda tesaurerna (NAD och Svenska ämnesord) skulle kunna användas som sökingång.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 1.4 Verksamhetstid.

2.5.4 Rekommenderade källor

Svensk författningssamling, Sveriges statskalender

2.6 Topografiska upgifter

2.6.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften. Ange i första hand verksamhetsort för offentliga institutioner. Med verksamhetsort menas i allmänhet det territorium som institutionen har behörighet att verka i enligt instruktion eller liknande. Om detta område omfattar flera topografiska enheter i det topografiska registret, hänvisa till samtliga topografiska enheter som verksamhetsorten omfattar. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (1.6.2) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

Om verksamhetsort inte kan bestämmas, kan lokaliseringsort anges. Lokaliseringsorten är platsen för institutionens huvudkontor. Även orter för lokalkontor och andra anläggningar kan anges som lokaliseringsort med anmärkning om detta. Lokaliseringsorten skall alltid vara en ort av typen "ort" (dvs ospecificerad ort). Ange lokaliseringsorten som lokal term (enligt punkt 1.6.2) och hänvisa till närmaste administrativa territorium i NAD:s topografiska tesaurus.

2.6.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

2.6.3 Relation mellan orter och institutioner

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation institutionen har i förhållande till den angivna orten. Ange ett av följande värden:

Ange associationens giltighetstid om denna avviker från institutionens verksamhetstid.

2.7 Hänvisningar till andra institutioner och personer

Hänvisningar:

KRS:

NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värden:

Föregångare till
Efterföljare till
Underordnad
T.ex. chefsmyndighet
Överordnad
Se även
Annan relevant hänvisning

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

2.7.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: relationstyp

Typ av relation anges genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis. Hänvisningen "se även..." används när relationen är obestämd.

Exempel på relationstyper:

Föregångare till

Efterföljare till

Underordnad

Överordnad

Se även...

Arkivinstitution för...

2.8 Historik

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Historik/biografi

Skriv en kortfattad historik. Den kan vara utformad som en löpande text eller en kronologisk lista (se exemplen nedan). Förklara gärna sammanhang kring historiska förändringar som antytts i övriga fält, t.ex. organisations- och verksamhetsförändringar.

Exempel:

De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 ombildades 1951 till Statens betongkommitté. Kommittén var ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong. 1956 tillsattes ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika tekniska områden. Efter en omorganisation 1975 inriktades normarbetet även på tillämpningsbestämmelser till byggnadsstadgan. Betongkommittén upphörde 1979, då normarbetet övertogs av Statens planverk och ett till detta knutet råd

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

Man kan också göra en kronologisk lista:

1951 Ombildas De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 till Statens betongkommitté som ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong

1958 bildas ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika områden

1975 börjar kommittén även utfärda tillämpningsbestämmelser för byggnadsstadgan

1979 Kommittén upphör. Normarbetet övertas av Statens planverk

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

2.9 Anmärkningar

Här avses anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten. Beroende på registerapplikationens utformning kan naturligtvis speciella anmärkningsfält användas i anslutning till vissa element.

2.9.1 Allmänna anmärkningar

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse.

Exempel:

typer av organisationsförändringar

funktionell behörighet

avvecklings- och interimsorganisation

2.9.2 Interna anmärkningar

Här anmärker man om sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter.