Senaste uppdatering: 2005-12-28

Handbok för NAD

Vem vänder sig handboken till?

NAD-handboken vänder sig till alla som registrerar i databaser eller register avsedda för NAD, såväl de som registrerar lokalt för att sedan leverera informationen till NAD, och de som registrerar i NAD centralt. Detta inbegriper även användare av ARKIS, oavsett om deras data levereras till NAD eller om de tillgängliggörs genom samsökning. För dem som är nya i NAD-samarbetet finns en lathund framtagen. Där står vad man ska tänka på om man upprättar ett nytt register avsett för NAD, eller vill anpassa sitt befintliga register till NAD.

Syftet med denna handbok

Denna handbok beskriver hur man bör utforma information om personer, institutioner, platser och ämnen som är sökingångar till arkivinformation. Den är en tillämpning av NAD dataelementkatalog. Om dataelementkatalogen är en rekommendation för hur man bör avgränsa datat i fält och tabeller i en databas med arkivinformation, så handlar följande handbok om hur man registrerar arkivinformationen. Den innehåller därför vidare rekommendationer om hur man avgränsar olika typer av data, hur man skriver dem och hur man kontrollerar informationens kvalitet.

I fråga om de olika skrivreglerna ansluter handboken i första hand till Katalogiseringsregler för svenska bibliotek (2 uppl., Lund 1990). Handboken kan tillämpas oberoende av vilka hjälpmedel man använder för att registrera sin information. Där är dock till fördel om registren är strukturerade i enlighet med NAD Dataelementkatalog. Handboken talar inte vilken information som är obligatorisk eller rekommenderad i NAD. För en snabb översikt över vad som krävs för medverkan i NAD, se Ny i NAD?. Handbokens regler utgör en grund för NAD-samarbetet och de utgör ett villkor för leverans av godkänd information till NAD. Mer om krav för import av data till NAD, se Att lämna uppgifter till NAD.

Innehåll

  1. Centrala statliga institutioner
  2. Regionala och lokala statliga institutioner
  3. Mellan- och överstatliga institutioner
  4. Kommunala institutioner
  5. Företag
  6. Föreningar
  7. Fysiska personer
  8. Familjer (släkter)
  9. Orter
  10. Ämnen (under arbete)

Inom varje avdelning motsvaras ett huvudavsnitt i allmänhet av ett dataelement i NAD 2 dataelementkatalog, avsnittet Auktoritetspost: Institution eller person. Till detta har lagts ett inledande avsnitt om identifiering av respektive institutionstyp. Några slag av institutioner har till följd av bristande underlag inte närmare beskrivits i reglerna: särskilda offentligrättsliga subjekt, bysamfälligheter, skrån, stiftelser, konferenser.

Handbokens status

Handbok för NAD är ett förslag ursprungligen utarbetat i projektet ABM-auktoriteter som var ett samarbete mellan Riksarkivet och Kungl. biblioteket. Den har tillämpats i ARKIS inom Riksarkivet och landsarkiven sedan år 2000.

Kvalitetskrav på informationen i NAD auktoritetsregister och relaterade register

NAD auktoritetsregister är avsett att kunna innehålla eller referera till information av olika kvalitet. Det kan gälla huruvida informationen är ifylld, huruvida den är regelmässigt utformad eller kontrollerad enligt angivna källor. Den som söker i NAD auktoritetsregister måste då kunna veta vilken kvalitet den återsökta informationen har. I Kvalitetskontrollrutiner i NAD redovisar vilka kvalitetsnivåer som finns, hur dessa deklareras och efterlevs. Detta gäller också de register som auktoritetsregistret hänvisar till, alltså de lokala arkivdatabaser som är länkade till NAD auktoritetsregister.

Synpunkter på NAD-handboken? Förslag till regeländringar?
Kontakta då Riksarkivets NAD-handläggare

Kungliga bibliotekets sidor om auktoritetsregister

Mer om auktoritetsregister

Ny i NAD? Vad man bör tänka på när man skapar ett nytt register för NAD