Senaste uppdatering: 2005-12-28

Handbok för NAD

Kvalitetskontroll i NAD

Denna text vänder sig i första hand till NAD:s auktorisatörer, dvs de personer som är behöriga att upprätta Nationella AuktoritetsPoster i NAD.

Den kan också tillämpas för kvalitetsarbetet i lokala register, vars uppgifter skall levereras eller länkas till NAD.

Ett allmänt villkor för att kvalitetsnivåerna skall kunna tillämpas är att posten skall vara publicerad i tryckt eller daterad, elektronisk version med tillgänglig källinformation.

Ett annat allmänt villkor är att Handbok för NAD följts i de avseenden den är tillämplig.

Kvalitetsnivåer

I NAD tillämpas följande nivåer för informationskvalitet. Nivån anges genom elementet Status och avser en posts samlade data. Postens status gäller alltså för postens samtliga tillgängliga uppgifter. Redovisning av osäker uppgift i ett fält kan göras om reglerna tillåter detta. Osäkerheten skall redovisas som reglerna föreskriver. En sådan osäker uppgift påverkar i övrigt inte godkännandet av postens användning.

Följande nivåer föreslås:

Kvalitetsnivå Tillämpning Vilka värden måste vara ifyllda? Hur får posterna användas? Källkontroll? Vem gör?
Ej godkänd Lokala register: personer och institutioner. Poster under arbete. Om en post har denna status i ett lokalt system bör den inte importeras till NAD De värden som krävs för att kunna spara en post i systemet (i ARKIS Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator.) Ingen tillåten spridning för andra än systemets administratörer och registratorer. Registrerare med behörighet till registret
Preliminär NAD samt lokala register: personer, institutioner, topografier. Alla importerade poster i NAD ges denna status f.n. De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator, källa till (auktoriserad) namnform, födelseår/startår (får vara osäkert), i förekommande fall dödsår/slutår (får vara osäkert). Får spridas. NAD och ARKIS preliminära poster får ej exporteras till annat informationssystem (Namn, levnads-/verksamhetstid) Registrerare med behörighet till registret
Lokalt godkänd Ej implementerat. NAD samt lokala register: personer, institutioner, topografier De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande (alt. den befintliga kopians upprättande) och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator (får vara osäkert), källa till (auktoriserad) namnform, födelseår, i förekommande fall dödsår. Dessa värden får vara osäkra. Tillåten spridning (visning) och export från system Fullständigt granskade poster: samtliga ifyllda värden skall vara kontrollerade enligt rekommenderade källor. Alla osäkra värden måste tydligt markeras med t.ex. "?". Lokal auktorisatör. Tillämpningen förutsätter en utbildning
Nationellt godkänd NAD: personer, institutioner, topografier De värden ifylls som krävs för en säker identifikation av postens objekt: Identitetskod, namn (får vara osäkert), datum för postens upprättande (alt. den befintliga kopians upprättande) och senaste ändring, ansvarig institution samt registrator (får vara osäkert), källa till (auktoriserad) namnform, födelseår, i förekommande fall dödsår. Dessa värden får vara osäkra. Tillåten spridning (visning) och export från system Fullständigt granskade poster: samtliga ifyllda värden skall vara kontrollerade enligt rekommenderade källor. Alla osäkra värden måste tydligt markeras med t.ex. "?". NAD:s auktorisatör. Tillämpningen förutsätter en utbildning.

2 Kontrollrutiner

En årlig kontroll av godkända auktoritetsposter för existerande personer och institutioner genomföras gentemot huvudkällorna. I synnerhet uppgifter som upphörande/frånfälle och namnändringar skall på så sätt kontrolleras. Denna systematiska uppdatering bör anges i särskilt fält för "rutinmässig källkontroll". Finns inte sådant fält, kan anmärkningsfält användas.

"Källkontroll av uppgift i fält "x" genomförd: år-mån-dat-tid. /Sign."

Se också Exempel på auktoritetspost