Nationell ArkivDatabas
2006-03-31

Att lämna uppgifter till NAD

Detta dokument är en inledning till hur man levererar uppgifter till NAD, vilka krav som ställs på de levererade uppgifterna, dels för systemutvecklare, dels för de som skriver in uppgifterna, dels för dem som slutligen levererar uppgifterna till NAD.

Innehåll

För dem som skapar register avsedda för NAD finns en rad anvisningar samlade här:

NAD-handboken -- skrivregler och andra anvisningar för dem som registrerar arkivbildarinformation till NAD

Standarder och format--anvisningar om registrerings- och utbytesformat

Vem kan lämna uppgifter till NAD?

Alla arkiv, bibliotek, museer, föreningar och andra som förvarar arkiv som är tillgängliga för forskning.

Vilka uppgifter kan man lämna till NAD?

Till NAD kan man leverera följande uppgifter:

NAD kommer i sig inte att innehålla detaljerad information om arkivbestånden (som arkivförteckningar) utan skall i stället hänvisa till sådan information, antingen genom en direkt länk, genom vidaresökning eller uppgifter om var informationen återfinns. Se mer här om planer för detta.

Uppgifter från tredje part

Om man hanterar uppgifter från tredje part, dvs. uppgifter om arkiv som leverantören själv inte tillhandahåller, kontakta NAD-handläggaren

Medverkande i NAD98

De som tidigare har lämnat data till NAD (NAD98) kan om så önskas låta det tidigare lämnade uppgifterna visas i nya NAD, om inga väsentliga ändringar har gjorts. Riksarkivet ombesörjer då en konvertering av uppgifterna i tidigare versioner av NAD. Riksarkivet kommer i detta skede inte att konvertera eventuella arkivförteckningar utan endast uppgifter om arkivbildare och grundläggande beståndsuppgifter.

Hur man levererar uppgifter till NAD

Förberedelser

  1. Börja med att fylla i vårt anmälningsformulär om att er institution är intresserade av att leverera data till NAD.
  2. Vi skickar en bekräftelse på intresseanmälan. Om något är oklart tar vår NAD-handläggare kontakt mer er.
  3. Därefter får ni användaruppgifter (institutionskod, användarnamn och lösenord) för att leverera uppgifter till oss.

Innan man levererar uppgifter till NAD skall man se till att uppgifterna är utformade enligt NAD dataelementkatalog och skrivregler i NAD-handboken.

Leverans

När informationen är utformad enligt ovan angivna regler kan kan levera informationen på olika sätt via NAV, NAD:s gränsnitt för dataleveranser:

  1. Logga in till NAV Leverantörssidor med de användaruppgifter som NAD-handläggaren meddelat.
  2. Välj "Leverera auktoritetsuppgifter till NAD".
  3. Välj "Leverera fil". Man får nu ett antal förvalda exportformat att välja mellan. Följ anvisningarna i formuläret. För beskrivning av exportformaten, se följande.

Filöverföring till NAD i olika filformat

Man kan nu exportera sin arkivinformation till NAD om dessa uppfyller vissa villkor.

    Följande format är kan användas för export till NAD:

  1. Encoded Archival Context (EAC) som är utbytesformat för NAD:s auktoritetsregister över arkivbildare.

    NAD använder en egen tillämpning av EAC. För användare av VisualArkiv, Arkis II och ev. andra program kommer en exportfunktion att inrättas i kommande versioner, så att användaren av dessa program kan göra EAC-filer avsedda för NAD. Riksarkivet tillhandahåller instruktioner om hur EAC skall användas i NAD.
  2. NADMARC, som användes vid leverans till NAD98. NADMARC kommer att kunna användas under en övergångstid av de institutioner som redan har använt det formatet. När EAC-export införts i respektive program ersätter det NADMARC-formatet. Filer som levereras i NADMARC konverteras till EAC av Riksarkivet.

    För dem som har använt Visual Arkiv för att exportera poster i NADMARC finns en uppdatering tillgänglig hos Visual Arkivs leverantör.
  3. Annat format
    Om ni använder ett annat format, vänligen kontakta först Riksarkivets NAD-handläggare. I NAV kan man under en övergångsperiod också leverera filer i andra format, t ex andra xml-format eller andra textformat. Använd då "Lokalt format". Då kan informationen inte importeras direkt till NAD, utan måste bearbetas först, vilket är mer tidskrävande. Till filen skall en beskrivning av formatet, av fält och andra avgränsningar bifogas. Riksarkivets NAD-handläggare tar sedan kontakt för vidare bearbetning.
  4. Webbformulär (ej i bruk ännu!)
    I webbformuläret fyller man i sina arkivuppgifter i fälten enligt anvisningarna och skickar dem sedan till NAV. Webbformuläret lämpar sig för den som har en mindre mängd uppgifter att leverera. För närvarande är webbformuläret tyvärr inte i bruk.

Ändringar i leverade uppgifter

Efter en första leverans till NAD är det leverantören själv som uppdaterar datat. Man gör då en ny leverans på samma sätt som en ursprunglig leverans. Man kan i NAV välja mellan att göra en kompletterande och en fullständig leverans:

Kompletterande
Lägger till nya poster och skriver över (uppdaterar) befintliga poster. Poster som tidigare levererats men inte finns med i den nya leveransen kvarstår som oförändrade. Använd kompletterande leverans när ni vill införa ändringar i befintliga poster samt lägga till eventuella nya poster.
Fullständig
Lägger till nya poster, skriver över (uppdaterar) befintliga poster och tar bort det som finns i databasen men inte i er leverans. Använd fullständig leverans när samtliga era poster skall bytas ut.

Observera att överskrivningen (uppdateringen) sker genom matchning på postens referenskod. Det är därför nödvändigt att posternas referenskod förblir oförändrade och inte återanvänds inom det egna systemet. Annars kan uppdateringen inte utföras.

Ansvar

Efter det att uppgifter har levererats till NAV kommer Riksarkivets NAD-handläggare att importera filen till NAD och indexera den, så att den blir sökbar. Om filen innehåller vissa felaktigheter kommer den inte att läsas in fullständigt i NAD. Då kontaktar NAD-handläggaren leverantören för eventuella rättelser och en ny leverans görs därefter.

I princip är all den information som levereras till NAD tillgänglig via Internet. Därför kan begränsningar av visningen förekomma av hänsyn till lagstiftningen. Särskilda hänsyn skall tas till Lagen om upphovsrätt (SFS 1960:729) rörande texter som kan ha upphovsrätt och Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) rörande uppgifter om enskild person.

Avtal med NAD-leverantörer

En NAD-leverantör åtar sig följande vid leverans av data till NAD:

Riksarkivet åtar sig följande när leverans av data har skett till NAD: